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COMO ENCAMINHAR REMESSAS DE DOCUMENTOS AOS ARQUIVOS REGIONAIS?
Antes de encaminhar os autos ao Arquivo Regional correspondente, a unidade judiciária remetente deverá adotar as seguintes providências:
- Realizar, o procedimento de retirada do excesso de metais dos autos, ou seja, a retirada de clipes, colchetes ou qualquer outro material metálico que enseje a oxidação do papel, com a posterior substituição por materiais plásticos que contribuam com a preservação do documento;
Com o intuito de preservar o documento e evitar o retrabalho, o ideal é que os processos, ao serem iniciados, já sejam montadas suas páginas com o uso de materiais plásticos.
- Caso haja excesso no tamanho da capa dos autos, as laterais deverão ser redimensionadas para que seja garantida a perfeita vedação das caixas-arquivo, atentando-se para a preservação das informações.
- Quando houver a retirada dos colchetes dos autos, deve ser evitado o desmembramento dos apensos, os quais podem ser afixados por fio barbante ou colchetes plásticos para a manutenção da integridade dos autos.
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Os processos devem ser acondicionados exclusivamente em caixa-arquivo de material em poliondas,sendo vedado seu envio em caixas de papelão, pastas A-Z, pastas com elástico, lotes amarrados ou qualquer meio que não seja a caixa-arquivo;
- As caixas-arquivo devem ser identificadas com etiqueta que mencione o nome da comarca, a Secretaria e o número da caixa, conforme modelo abaixo:
- As caixas-arquivo deverão seguir numeração una e progressiva, devendo ser observado que nelas contenham processos de uma mesma vara. Não há necessidade de reiniciar a numeração a cada novo ano ou nova remessa;
É aconselhável que a Secretaria faça o controle da última caixa enviada, para que a próxima remessa dê sequência na numeração já existente.
- É vedado o abarrotamento de documentos na caixa-arquivo, bem como deixar sobra excessiva de espaço interno, a fim de evitarem-se rasgos e a criação de vincos nas folhas, bem como permitir o perfeito acondicionamento dos documentos e vedação das caixas.
Os processo encaminhados ao Arquivo Regional de Belém por motivo de MIGRAÇÃO AO PJE deverão vir em caixas separadas dos demais processos e com uma etiqueta de identificação: migrados ao PJE a fim de facilitar a identificação e o recebimento pelo Arquivo.
TRAMITAÇÃO ELETRÔNICA
- É imprescindível que a movimentação física dos processos seja precedida da tramitação eletrônica no sistema Libra. Deve-se proceder a tramitação em lote;
- Referenciar na tramitação externa no sistema Libra, a numeração da caixa-arquivo que acondiciona o processo arquivado para fins de controle e localização;
- A tramitação de documentos aos Arquivos Regionais, no Sistema LIBRA, deverá ser feita da seguinte maneira a fim de evitar que sejam tramitados para local diverso, dificultando o recebimento destes pelos Arquivos:
ARQUIVO REGIONAL DE BELÉM: Tipo de Tramitação: Ao Setor de Arquivo (Cód. 10921) e Destino: Arquivo Regional de Belém (Cód.12819) OU
Tipo de Tramitação: Ao Arquivo após digitalização no SEEU/PJE (Cód: 200283) e Destino: Arquivo Regional de Belém (Cód: 12819) ( para processos MIGRADOS AO PJE)
ARQUIVO REGIONAL DE SANTARÉM: Tipo de Tramitação: Ao Setor de Arquivo (Cód. 10921) e Destino: Arquivo Regional de Santarém (Cód.14017);
- Quando os autos forem compostos por mais de um volume ou contiver apensos, informar na tramitação externa no sistema Libra, a numeração das caixas-arquivo que acondicionam tais volumes;
- Proceder ao cadastramento do processo judicial, quando este não tenha sido migrado ou cadastrado em sistema eletrônico de acompanhamento processual, para posterior remessa ao Arquivo Regional correspondente, acompanhado da certidão de trânsito em julgado.
Os documentos enviados em desacordo com o estabelecido na Portaria 1627/2023, de 20 de abril de 2023 e na Portaria nº 3133/2021-GP , de 16 de setembro de 2021, poderão ser devolvidos pelos Arquivos Regionais.
TRANSFERÊNCIA DO ACERVO
- O servidor ou autoridade responsável da comarca remetente deverá agendar o envio de remessa através de memorando junto ao respectivo Arquivo Regional com no mínimo 2 (dois) dias úteis de antecedência, informando a quantidade de caixas e o número total de processos que serão encaminhados;
- Cabe ao servidor ou autoridade responsável da comarca remetente adotar as providências e a logística necessária à transferência dos autos ao Arquivo Regional competente, como a solicitação de transporte;
- Os Arquivos Regionais providenciarão a logística necessária ao recebimento, conferência e acondicionamento da documentação.
RECEBIMENTO NO ARQUIVO
- Os Arquivos Regionais serão responsáveis pela conferência da quantidade e da sequência das numerações de caixas no ato do recebimento ficando o conteúdo dessas por confirmar no prazo de 15 dias;
- Os Arquivos Regionais terão o prazo de 15 (quinze) dias ininterruptos para realizar eletronicamente o recebimento individualizado dos processos, a contar da data de recebimento da respectiva remessa;
- Os processos judiciais ao chegarem no Arquivo aguardarão os procedimentos de avaliação para decidir sobre sua eliminação ou guarda permanente de acordo com a Tabela de Temporalidade do CNJ e estarão disponíveis para consulta sempre que solicitado.
Informamos às comarcas gerenciadas pelo Arquivo Regional de Belém que não estamos recebendo documentos administrativos, somente processos judiciais findos, conforme regulamenta a portaria nº 3133/2021.
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Acesse aqui a Cartilha para envio de Processos Judiciais |
